Afin de mener à bien un projet, la conception d’un calendrier de réalisation est une étape à ne pas négliger. L’élaboration d’un rétro-planning fait partie des solutions les plus efficaces dans le cadre d’une gestion de projet. Qu’est-ce qu’un rétro-planning ? Comment réaliser un rétroplanning ? Quels supports utiliser ? Focus sur ce qu’il faut savoir.
Qu’est ce que le rétro-planning ?
Le rétro-planning est un outil d’organisation et de planification de projet et/ou d’événement particulièrement utile dans le milieu professionnel. Il s’agit plus précisément d’un calendrier prévisionnel qui, à la différence du planning classique qui est établi à partir de la date de début d’un projet, part de la date butoir initialement fixée. Le principal objectif du rétro-planning est de pouvoir détailler, le plus distinctement possible, toutes les actions à mener pour un seul objectif : la réussite de votre projet.
Cet outil de montage de projet prend généralement la forme d’un tableau. Il offre une visualisation globale des différents objectifs, de toutes les tâches à accomplir pour la réussite du projet, les délais estimés pour chaque action à mettre à en œuvre, les différents acteurs prenant part à toutes les étapes du processus, mais également les ressources financières allouées.
Comment élaborer un retro-planning?
La mise en place d’un rétro-planning efficace nécessite de suivre plusieurs étapes. Après avoir fixer le deadline de votre projet, la conception du calendrier commence par la définition de l’objectif final. De cela découlera d’autres objectifs plus spécifiques, à lister de façon exhaustive, dont la réalisation dépendra de plusieurs actions. Ces dernières seront ensuite à hiérarchisées en tâches élémentaires, et par ordre chronologique.
Une fois les actions à mener ordonnancées, l’étape suivante consistera à évaluer le temps nécessaire pour la réalisation de chaque tâche (en heures, en jour, en semaine, en mois…), en prenant bien soin de déterminer la date d’échéance. Il est important de garder en tête que certaines tâches sont séquentielles et interdépendantes. Dans ce sens, elles ne pourront être commencées que lorsque d’autres seront terminées. Le plus important est de savoir donner une suite logique à toutes les actions à mener. Bien que le temps le plus court reste le mieux, il est toujours préférable de fixer des délais raisonnables avec une certaine marge de manœuvre en cas d’imprévus. Ces délais pourront ensuite être ajustés si des moyens permettant de gagner du temps sur certaines tâches sont identifiés.
Le délai imparti pour chaque action étant déterminé, il s’agira ensuite de fixer les moyens financiers nécessaires pour la réussite du projet, et cela, pour toutes les étapes du processus. La dernière étape dans l’élaboration du rétro-planning est l’identification des différents acteurs parmi lesquels seront réparties les tâches, et auxquels seront attribués des responsabilités bien précises. Tout cela étant fait, il ne restera plus qu’à définir la date de début de votre projet.
Quelques exemples de retro-planning
Un rétro-planning peut être élaboré à partir de nombreux outils et présenté sous différentes formes.
Le diagramme de Gantt
C’est la forme la plus utilisée par les chefs de projet pour concevoir un rétro-planning. Dans cet outil collaboratif sont énumérées les différentes tâches à entreprendre et les sous-actions à accomplir pour mener à bien tout projet. Des frises chronologiques représentent de manière concise la durée escomptée pour la réalisation chaque étape, avec une précision sur les dates prévisionnelles fixées au préalable (dates de début et dates de fin). En un coup d’œil, il vous sera également possible d’y apercevoir d’éventuels chevauchements d’activités.
Utile et efficace aussi bien pour les projets les plus complexes que pour les actions les plus simples, le diagramme de Gantt permet ainsi de visualiser clairement l’état d’avancement du projet car il facilite l’organisation, la planification et le suivi des tâches. Ci-dessus, un exemple de retro-planning élaboré suivant le diagramme de Gant dans le cadre de l’organisation d’un salon.
Un tableur Excel
Accessible à tous car intégré dans le pack Office de Microsoft, le tableur Excel est un outil de travail qui peut également servir dans le cadre d’une gestion de projet, et donc de la conception d’un rétro-planning. En plus de ne pas avoir à s’acquitter d’une licence de logiciel supplémentaire, le principal avantage est qu’il est facile d’utilisation.
Le tableur Excel vous permettra de créer un calendrier des plus classiques sous forme de tableau, pour planifier votre projet dans le temps et par tâches dans la même lignée que le diagramme de Gantt. Une fois créé, le tableau pourra être modifié au besoin. Cela vous permettra d’y ajouter des options et y faire figurer plusieurs paramètres tels que les principaux acteurs en charge de la réalisation de chaque tâche, les ressources financières nécessaires pour chaque activité, ou encore l’état d’avancement de l’action à mener comme montré dans l’exemple qui suit.
Le rétro-planning sous tableur Excel pourra également être généré sous forme de graphique. Les tâches à effectuer seront représentées sur l’axe des ordonnées, et la durée nécessaire pour accomplir chaque tâche sur l’axe des abscisses. A noter que l’unité de la durée peut être déterminée en heures, en jours, en semaines, en date…
Un logiciel de gestion de projet
Il existe actuellement un bon nombre de logiciels qui sont mis à la disposition des professionnels de tous les secteurs d’activité pour les aider matérialiser un rétro-planning. Disponibles gratuitement en ligne, sous forme de plateforme collaborative, ou en open source, ils ont été proposent une multitude de fonctionnalités permettant de concevoir rapidement un calendrier structuré grâce à des modèles prédéfinis. Complets, intuitifs et surtout accessibles depuis n’importe quel poste de travail, ces logiciels offrent également l’avantage d’améliorer la productivité les des projets en cours.
