Bon de commande ou de livraison, facture, fiche de paie, notes …, une entreprise produit quotidiennement de larges volumes de documents utiles à son bon fonctionnement, et qui sont la clé de son succès. La création, le traitement, le stockage et même la recherche de ces documents demandent du temps et mobilisent de nombreuses ressources. Zoom sur la GED ou gestion électronique des documents, un ensemble de techniques qui optimisera la gestion et la conservation de vos documents en entreprise, et donc l’efficacité de toute organisation.
Qu’est-ce que la GED ?
La GED, ou Gestion Electronique des Documents, consiste en un système informatisé mis en place au sein d’une organisation afin de faciliter la gestion des flux documentaires. Pour simplifier, il s’agit d’un ensemble de procédés et d’outils permettant la numérisation, la consultation et l’archivage de documents, aussi bien ceux qui entrent et sortent, que ceux qui circulent dans une entreprise. Cette solution de numérisation de données est également connue sous le nom de GEIDE ou Gestion Electronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise.
La mise en place de la GED au sein d’une entreprise et de toute autre organisation est faite de manière à ce que l’on puisse disposer d’un référentiel documentaire unique, et accessible rapidement par tous les collaborateurs grâce à une recherche simple ou avancée. Cette solution de gestion documentaire est également un moyen d’assurer le suivi et la traçabilité des documents.
Le logiciel de GEIDE, comment ça marche ?
Les différents documents de l’entreprise, quel que soit leur support et format, seront regroupés dans un logiciel ou armoire électronique. Les documents version papier comme les factures, les courriers et autres imprimés seront numérisés puis indexés dans le logiciel grâce à des mots-clés. Pour ce qui est des documents électroniques (fichiers Word, Excel, PDF…), vous pourrez les faire déposer simplement dans l’armoire électronique de la GED et de créer des mots-clés qui faciliteront les recherches futures. Quant aux e-mails, ils seront automatiquement stockés dans l’armoire électronique à partir du programme de messagerie. Ils seront ensuite hiérarchisés puis classés de façon structurée grâce à des mots-clés spécifiques comme l’expéditeur, le destinataire ou encore l’objet du message.
L’ensemble de ces documents sera accessible partout, depuis différents supports (ordinateurs, smartphones, tablettes…), et par tous les employés qui y seront autorisés. Ces derniers pourront les traiter et les valider de manière dématérialisée. Toutes les informations importantes et utiles au bon fonctionnement de l’organisation sont ainsi centralisées et sécurisées. Elles seront protégées des attaques numériques, mais également d’éventuels risques et dégâts naturels comme les incendies ou les inondations.
Les avantages de la GED pour une entreprise
L’utilisation d’une solution GED au sein d’une entreprise présente de nombreux avantages. Dans un premier temps, elle vous fera bénéficier d’un archivage centralisé de tous vos documents d’entreprise, réduisant ainsi vos espaces de stockage. Au-delà de la grande mobilité qu’elle offre grâce à un accès immédiat depuis n’importe quel poste de travail, la GED promet un gain de temps considérable. L’automatisation totale ou partielle du stockage de vos différents fichiers dans une armoire électronique facilitera vos recherches pour un document donné. Quelques secondes suffiront pour traiter et répondre à toutes les demandes, de quoi satisfaire vos clients et partenaires. Par extrapolation, cela fera gagner de l’argent à l’entreprise. Et si le système de gestion électronique de document optimise le temps de recherche pour les années à venir, il vous aidera aussi à respecter la période de conservation légale des documents importants.
La numérisation des documents de l’entreprise contribuera également à l’optimisation du processus de travail en interne. En effet, le traitement des différents documents qui se fait le plus souvent de façon manuelle, implique notamment une certaine période d’attente et un processus de traitement laborieux. Grâce à la mise en place d’un système GEIDE au sein de l’entreprise, tous les collaborateurs seront en mesure de voir en temps réel le statut du processus du traitement, et assureront la traçabilité du document jusqu’à validation. Il est important de noter que la GED ne modifiera aucunement les différentes procédures de travail, mais en garantira une plus grande transparence.
